Siaran Pers Nomor: B- 443/SETMEN/HM.02.04/11/2021

Jakarta (22/11) - Untuk memastikan terciptanya pengelolaan arsip yang tertib dan baik, guna mendukung terlaksananya reformasi dan birokrasi, Kementerian Pemberdayaan Perempuan dan Perlindungan Anak (Kemen PPPA) menyelenggarakan Sosialisasi Kearsipan Bagi Pimpinan Tinggi Madya dan Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungan Kemen PPPA. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai bentuk komitmen Kemen PPPA untuk menindaklanjuti Pencanangan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) pada 18 Desember 2019, sekaligus menindaklanjuti monitoring Hasil Pengawasan Kearsipan Kemen PPPA.

“Kearsipan tidak dapat dipisahkan dari reformasi birokrasi. Peningkatan kualitas dalam penataan dan pengelolaan arsip yang baik, menjadi cerminan dari terselenggaranya reformasi birokrasi yang baik. Hal ini mengingat arsip yang baik akan turut meningkatkan transparansi lembaga negara berupa pelayanan publik. Kearsipan juga merupakan salah satu indikator penilaian dalam evaluasi Reformasi Birokrasi melalui Pengawasan Kearsipan Eksternal,” ungkap Sekretaris Kemen PPPA, Pribudiarta Nur Sitepu dalam Sosialisasi Kearsipan Bagi Pimpinan Tinggi Madya dan Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungan Kemen PPPA yang dilaksanakan secara virtual.

Pribudiarta menjelaskan berdasarkan laporan monitoring tindak lanjut hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal yang dilaksanakan Arsip Nasional RI pada 2020, Kemen PPPA meraih predikat BAIK, dengan skor 62,86. Angka ini naik sebesar 8,14 poin dari hasil Pengawasan pada 2019 yang saat itu masih menyandang kategori CC (cukup).

Pada 18 Desember 2019, Menteri PPPA bersama seluruh pimpinan Tinggi Madya Kemen PPPA telah mencanangkan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), sebagai bentuk komitmen dalam mendukung dan melaksanakan GNSTA di lingkungan Kemen PPPA.

Berdasarkan 6 (enam) sasaran GNSTA yang telah ditetapkan melalui Peraturan Kepala ANRI Nomor 7 Tahun 2017, yaitu tertib kebijakan kearsipan; tertib organisasi kearsipan; tertib sumber daya manusia kearsipan; tertib prasarana dan sarana; tertib pengelolaan arsip; dan tertib pendanaan, terdapat 4 (empat) Peraturan Menteri PPPA yang mengatur tentang instrumen pengelolaan arsip dinamis, yaitu Tata Naskah Dinas; Klasifikasi Arsip; Sistem Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Dinamis; serta Jadwal Retensi Arsip.

“Selama 2020-2021, keempat peraturan tersebut telah disosialisasikan kepada seluruh Tim Pengelola Arsip. Kemen PPPA juga telah menyelenggarakan Bimbingan Teknis Penciptaan dan Pemberkasan Arsip. Sesuai Keputusan Sekretaris Kementerian PPPA Nomor 129 Tahun 2021, Kemen PPPA juga telah membentuk Unit Kearsipan dan Unit Pengolah sebagai bagian Tim Koordinasi Pengelolaan Arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab di Kemen PPPA,” jelas Pribudiarta.

Pribudiarta menuturkan terkait sumber daya kearsipan, pada 17 Desember 2020, terdapat 4 (empat) orang arsiparis ahli muda yang diangkat melalui penyetaraan jabatan dari struktural ke fungsional dan 1 (satu) orang CPNS Arsiparis Terampil yang seluruhnya ditempatkan di Unit Kearsipan Biro SDM dan Umum Kemen PPPA.

“Untuk penyusutan arsip, pada 2020-2021, Kemen PPPA telah melaksanakan pemusnahan arsip dari 2 unit pengolah, yaitu bagian Keuangan dan Inspektorat. Sedangkan untuk prasarana dan sarana, pengelolaan arsip dinamis, penyusutan arsip, dan pendanaan kearsipan di lingkungan Kemen PPPA, seluruhnya juga  telah tersedia dan terlaksana dengan baik,” tambah Pribudiarta.

Lebih lanjut, Pribudiarta menegaskan komitmen pimpinan merupakan hal utama dan sangat penting dalam mewujudkan tata pengelolaan kearsipan yang lebih baik. Oleh karenanya, Kemen PPPA menganut asas sentralisasi dan desentralisasi dalam penyelenggaraan pengelolaan arsip dinamis, dimana pimpinan harus menggerakkan mulai dari eselon 2 hingga pelaksana, untuk sadar dan tertib arsip, sehingga dapat menghasilkan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya sebagai bukti kinerja dan akuntabilitas kementerian.

“Kegiatan Sosialisasi Kearsipan Bagi Pimpinan Tinggi Madya dan Pimpinan Tinggi Pratama di lingkungan Kemen PPPA ini, diharapkan bisa menjadi penggerak di masing-masing unit pengolah agar menjadi lebih sadar dan tertib akan arsip. Hal ini akan sangat berdampak positif dan lebih baik bagi kondisi kearsipan di Kemen PPPA,” pungkas Pribudiarta.

Sementara itu, Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Imam Gunarto menyampaikan pentingnya transformasi digital dalam pengelolaan arsip dari yang sebelumnya bersifat konvensional. Hal ini sebagai upaya mendukung arahan Presiden RI, Joko Widodo untuk melakukan inovasi dalam pengelolaan arsip yang berbasis digital, sehingga proses mengakses arsip menjadi lebih cepat dan efisien. Transformasi digital ini dapat dilakukan oleh Kementerian/Lembaga (K/L), khususnya Kemen PPPA melalui aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegasi (SRIKANDI).

Imam menambahkan untuk menindaklanjuti komitmen Pemerintah dalam mendorong Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), sangat diperlukan hadirnya program penyelenggara kearsipan yang tertib, dan dilandasi rencana aksi terukur, sehingga waktu dan indikator capaian yang ditetapkan pun dapat dengan mudah diketahui. Adapun 3 (tiga) unsur yang harus dijalankan dalam program kearsipan yaitu tertib arsip, digitalisasi, dan memori kolektif bangsa (MKB).

BIRO HUKUM DAN HUMAS

KEMENTERIAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN

DAN PERLINDUNGAN ANAK

Telp.& Fax (021) 3448510

e-mail : humas@kemenpppa.go.id

website : www.kemenpppa.go.id