Jakarta –  Kementerian dan Lembaga harus bisa mengelola arsip secara baik. Tujuannya selain agar mengelola arsip secara tertib, efektif dan efisien, juga memudahkan masing-masing Kementerian/Lembaga untuk mengelola seluruh kinerjanya dengan baik dan tepat. Padahal arsip ibarat “jantung” dari sebuah Kementerian/Lembaga karena begitu sangat vital dan pentingnya arsip. Hal ini dikatakan Arsiparis Madya dari Arsip Nasional RI (ANRI), Supranti, SAP pada kegiatan Koordinasi Pengelolaan Tata Usaha Pimpinan yang diadakan Biro Umum dan SDM di Hotel AOne, Jakarta Pusat, Rabu (13/12/2017).

Menurut Supranti, harus diakui belum banyak Kementerian/Lembaga sudah melakukan kegiatan pengelolaan arsipnya secara baik. Kendala  umumnya karena masalah kearsipan masih kurang mendapat perhatian di masing-masing K/L. Dan Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB) akan melaksanakan “GETAR” sebagai gerakan tertib arsip untuk diikuti K/L. Imbas dari gerakan tersebut adalah tolak ukur untuk penilaian kinerja instansi atau   Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP).

 “ANRI berharap dengan adanya kegiatan ini seharusnya instansi pemerintah baik pusat dan daerah, bisa mengelola arsipnya dengan baik. Ketika kita membutuhkan arsip tersebut, cepat ditemukan kembali dan ini memang sesuai dengan undang-undang bahwa dalam pengelolaan arsip harus dilakukan sesuai standar yang telah ditentukan, yaitu UU No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Kondisinya saat ini agak memprihatinkan, karena hanya beberapa Kementerian saja yang sudah melakukan pengarsipan dengan baik, bahkan menyabet juara 1 yaitu Kementerian Kesehatan. Ada juga Kementerian Kehutanan yang sudah melakukan pengarsipan secara baik. Untuk lembaga, ada Lembaga Penerbangan dan Antariksa Nasional atau LAPAN. Sementara masih banyak K/L yang belum bagus pengelolaan arsipnya,” papar Supranti.

Menurutnya, semua kegiatan K/L sumbernya di arsip itu sendiri. “Belum banyak yang menyadari keberadaan arsip itu sangat penting, apalagi jika menyangkut nasib seseorang jika berhadapan dengan sebuah kasus. Arsip itulah yang akan menyelamatkan dia atau menceburkan pegawai tersebut ke dalam hal yang buruk.”

Dikatakan Kepala Bagian Keuangan dan TU KemenPPPA, Supriyadi, sesuai arahan Kepala Biro Umum dan SDM, Prijadi Santoso, diadakannya kegiatan untuk para pegawai KemenPPPA adalah agar mereka paham dengan tata kelola arsip yang baik sesuai kebijakan dan peraturan. ”KemenPPPA sudah membuat aturan terkait dengan arsip,  misalnya tentang tata naskah dinas, jadwal absensi, ada juga kode klasifikasi arsip dan klasifikasi keamanan arsip. Arsip ini kan ada kategori biasa namun ada juga kategori rahasia. Sehingga di dalam arsip harus diklasifikasi siapa yang boleh dan tidak boleh mengakses arsip karena ada kerahasiaan arsip di Kementerian atau Lembaga. Arsip rahasia ini yang tidak bisa sembarangan diakses setiap pegawai, makanya harus ada pengklasifikasian siapa-siapa saja yang bisa mengakses arsip,” ujar Supriyadi.

Setelah diadakannya kegiatan sekaligus praktik tentang kearsipan, lanjut Supriyadi, akan ada penataan arsip di seluruh unit kerja di lingkungan KemenPPPA.  Bahkan di tahun 2018, disyaratkan Kepala Biro Umum dan SDM akan diadakan lomba pengelolaan arsip tertib di masing-masing unit satker, untuk melihat sejauhmana kebijakan yang sudah diterbitkan KemenPPPA diterapkan di masing-masing satker.

“Memang kita terbatas oleh ruangan, padahal dalam desain pembangunan gedung sudah ada masing-masing lantai penempatan arsip. Tapi selama ini digunakan untuk gudang. Dengan adanya kegiatan ini kita berharap ada perubahan yaitu penataan arsip secara baik, efisien dan efektif. Akan ada capaian kinerja juga sebagai indikatornya dan kita bisa memasukkan arsip sejarah penting seperti berdirinya Kementerian PP dan PA ini yang nantinya akan kita serahkan ke ANRI sebagai bukti sejarah,” tutup Supriyadi. (humas/ari)